Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren
Wir freuen uns sehr, dass Du an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen interessiert bist und dich bei uns bewerben möchtest. Im Folgenden erklären wir, wie wir Deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit. Unser Bewerbungsprozess wird durch die zentrale Personalabteilung unserer Holdinggesellschaft HIH Real Estate GmbH durchgeführt und gesteuert, d.h. die Daten werden von der HIH Real Estate GmbH verarbeitet.
1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten?
Die HIH Real Estate GmbH, Ericusspitze 1, 20457 Hamburg, Tel +49 40 3282 30, datenschutz@hih.de (im Folgenden als „wir“ bezeichnet, ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Daten werden von der für die gesamte HIH-Gruppe zentralen Personalabteilung verarbeitet.
2. Datenschutzbeauftragter
Externe Datenschutzbeauftragte ist BEN digital services GmbH, erreichbar unter bhansen@hih.de.
3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die mit Deiner Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies sind allgemeine personenbezogene Daten zu Deiner Person (wie Namen, Anschrift und weitere Kontaktdaten), Angaben zu Deiner beruflichen Qualifikation und Ausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung oder können andere Angaben sein, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung zur Verfügung stellst.
4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Deiner Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns oder mit einem mit uns verbundenen Unternehmen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Satz 1 lit. b) DSGVO, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Vertragserfüllung. Werden besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet, so beruht die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen arbeits- bzw. sozial- oder steuerrechtlichen Vorschriften, die wir im Rahmen der Bewertung der Bewerbung berücksichtigen müssen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Dich verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f) DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Übermittelst Du uns weitere, von uns nicht angeforderte Informationen und/ oder Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, so beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. Satz 1 lit. f) DSGVO, Deine Bewerbung anhand der uns übermittelten Daten vollständig und sinnhaft zu bearbeiten.
5. Welche Kategorien von Empfängern gibt es?
Je nach der konkret zu besetzenden Stelle können wir Deine personenbezogenen Daten an die unten aufgeführten, mit uns verbundenen und assoziierten Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 4 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist:
IntReal International Real Estate Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH, IntReal Legal Advisory GmbH, IntReal Solutions GmbH, Real Exchange GmbH, Reax Advisory GmbH, alle unter der Geschäftsanschrift Ferdinandstraße 61, 20095 Hamburg, Deutschland oder an die IntReal Luxembourg S.A., 6b, rue du Fort Niedergrünewald, L – 2226 Luxembourg. Dort werden Deine Daten nur an die für die Bewerbung relevanten Personen übermittelt.
Im Übrigen werden Deine personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO durch weitere Dienstleister verarbeitet.
Wir nutzen die Dienste von Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place – South County Business Park – Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Irland („Microsoft“), um E-Mails zu Anfragen, Bewerbungen sowie unseren Informationen im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung zu versenden, zu speichern und zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den genannten Zwecken.
Zusätzlich greifen wir auf die Dienstleistungen von Paul Vetter, Wiesbadener Straße 2, 12161 Berlin, zur Bereitstellung unserer Website sowie zur automatischen Eingangsbestätigung deiner Bewerbung zurück. Deine E-Mail-Adresse, Anrede sowie Vor- und Nachname (zur Personalisierung der E-Mail) werden verarbeitet, um diese E-Mail zu versenden. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus den genannten Zwecken.
6. Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?
Eine Übermittlung in ein Drittland ist mit Ausnahme einer möglichen Übermittlung an das oben genannte verbundene Unternehmen im Vereinigten Königreich nicht beabsichtigt. Für das Vereinigte Königreich liegt seit dem 28.06.2021 ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, so dass die Übermittlung von personenbezogenen Daten keiner besonderen Genehmigungen oder Garantien bedarf.
7. Wie lange werden Deine Daten gespeichert?
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten so lange, wie es für die individuelle Dauer des jeweiligen Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden in der Regel sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (d.h. Ausschreibungsende) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist.
Für den Fall, dass Du einer längeren Speicherung Deiner personenbezogenen Daten zur Aufnahme in einen Bewerberpool zugestimmt hast, speichern wir diese nach Maßgabe Deiner Einwilligungserklärung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung kannst Du jederzeit widerrufen. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Deine Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.
Sofern Du uns eine Initiativbewerbung sendest, kann unsere Personalabteilung bei eventuellen Stellenvergaben auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen. Deine Daten werden nach Ablauf von 12 Monaten, ausgehend vom Eingangsdatum der Bewerbung, endgültig gelöscht.
8. Welche Rechte hast Du?
Als Bewerbender hast Du bei uns je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Du uns oder unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Ziff. 1 und 2 genannten Daten kontaktieren können:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Du hast das Recht, Auskunft über Deine bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein;
- Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 16, 17 und 18 DSGVO)
Du hast das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hast Du das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Unter bestimmten Voraussetzungen hast Du das Recht, die unverzügliche Löschung von Dich betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Zur Begrenzung zukünftiger Datenverarbeitung hast Du schließlich das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, z.B. auch, wenn Du Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast (unten, Ziffer 8c), solange im Einzelfall noch nicht feststeht, ob unser berechtigtes Interesse das Deinige überwiegt.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, hast Du das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hast Du das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu kannst Du uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Du hast das Recht, die Dich betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten maschinenlesbaren und gängigen Format zu erhalten und sie einem anderen Verantwortlichen ungehindert zu übermitteln.
- Beschwerderecht
Du hast unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Deines Aufenthaltsorts, Deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
9. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch bist Du verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens und für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Du uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellst, werden wir kein Bewerbungsverfahren durchführen oder ein Beschäftigungsverhältnis mit Dir eingehen können.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Deine Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.
